Términos, condiciones y autorización de tratamiento de datos personales

1. Objeto Estos términos regulan la inscripción y participación en el encuentro académico online «Odontólogos Unidos por Venezuela» (en adelante, el Evento) y la autorización que el titular otorga para el tratamiento de sus datos personales. 2. Inscripción y donación voluntaria El acceso al Evento se gestiona mediante una donación voluntaria realizada por el asistente a través de los canales oficiales informados en esta página. El organizador no administra los fondos donados: únicamente verifica el comprobante para habilitar el acceso. La donación es voluntaria y no reembolsable, y no constituye la compra de un producto ni la contratación de un servicio. Las credenciales de acceso son personales e intransferibles. El organizador puede rechazar o anular una inscripción cuando el comprobante sea ilegible, duplicado, falso o no corresponda con la referencia informada. 3. Datos personales que se recolectan Con ocasión de la inscripción se recolectan: nombre completo, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp, país de residencia, perfil o especialidad profesional, moneda y monto de la donación, referencia de la transacción y comprobante de pago adjunto. También se registran la fecha y la hora en que se acepta este documento, como prueba de la autorización. No se solicitan datos sensibles ni datos de menores de edad. No se solicitan números completos de tarjetas ni claves bancarias. 4. Finalidades del tratamiento Los datos se tratan para: (i) verificar la donación y validar la referencia de pago; (ii) crear y enviar las credenciales de acceso a la plataforma de videoconferencia; (iii) comunicar información logística, recordatorios, cambios de agenda y material o grabaciones del Evento; (iv) gestionar sorteos y reconocimientos entre los asistentes inscritos; (v) atender consultas y reclamos; y (vi) cumplir obligaciones legales y conservar soportes contables y de auditoría. El envío de información sobre otros eventos, novedades y publicidad del organizador y sus marcas aliadas, por correo electrónico, SMS o WhatsApp, es una finalidad adicional y opcional. Solo se realiza si el titular marca la casilla correspondiente en el formulario de inscripción, marcarla no es requisito para inscribirse ni para participar, y puede revocarse en cualquier momento escribiendo al correo de contacto del responsable o usando la opción de baja incluida en cada comunicación. 5. Responsable del tratamiento El responsable es la organización identificada al inicio de este documento, ante quien el titular puede ejercer sus derechos por los canales allí indicados. 6. Encargados y terceros Para las finalidades anteriores se utilizan proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos la plataforma de videoconferencia con la que se dicta el Evento y el proveedor de envío de correo transaccional. Estos proveedores pueden alojar información en servidores ubicados fuera del país; con la aceptación de este documento el titular autoriza esa transferencia y transmisión internacional de sus datos, que se realiza bajo deberes de confidencialidad y seguridad. Los datos no se venden ni se ceden con fines publicitarios de terceros. 7. Derechos del titular Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de esta autorización; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos; y acceder de forma gratuita a sus datos. 8. Cómo ejercer los derechos Las solicitudes se envían al correo de contacto del responsable indicado en este documento, señalando el nombre del titular, el dato o los datos involucrados y el objeto de la petición. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de la ley. La revocatoria de la autorización o la supresión de los datos antes del Evento puede impedir la entrega de las credenciales de acceso, ya que esos datos son necesarios para habilitar la participación. 9. Grabaciones y propiedad intelectual Las sesiones pueden ser grabadas con fines académicos y de difusión del Evento. Al conectarse, el asistente entiende que su nombre visible en la plataforma y sus intervenciones por voz o chat pueden quedar registrados en la grabación. El contenido académico, las presentaciones y las grabaciones pertenecen a sus autores y no pueden reproducirse ni comercializarse sin autorización escrita. 10. Seguridad y conservación Se aplican medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información. Los comprobantes se almacenan en un repositorio de acceso restringido y solo son consultables por el personal autorizado del organizador. Los datos se conservan mientras subsistan las finalidades descritas y los plazos legales de conservación de soportes. 11. Aceptación y vigencia Al marcar la casilla de aceptación en el formulario de inscripción, el titular declara que leyó este documento, que la información suministrada es veraz y que autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales en los términos aquí descritos. Esta versión rige desde la fecha de vigencia indicada y se conserva asociada a cada inscripción realizada mientras estuvo vigente.